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Menschen im Homeoffice arbeiten, zumindest zeitweise, von Zuhause aus. In dieser Zeit bleibt ihr Arbeitsplatz im Unternehmen frei. Wenn das immer mehr Mitarbeiter*innen immer öfter machen, bleiben immer mehr Arbeitsplätze immer öfter frei. Dieser Trend beschleunigt sich und dürfte dauerhaft unsere Arbeitswelt prägen. Das legt den Gedanken nahe, nicht mehr für jede/n Mitarbeiter*in einen Arbeitsplatz vorzuhalten, sondern auf ein Desk Sharing Konzept zu wechseln:  Die Mitarbeiter*innen haben keinen festen Arbeitsplatz mehr. Sie teilen sich eine bestimmte Zahl verfügbarer Arbeitsplätze. Die Zahl der Arbeitsplätze wäre auf die anwesenden Nutzer ausgerichtet nach einer Sharing Quote: Werden 70 Arbeitsplätze für 100 Mitarbeiter vorgehalten, entspricht das einer Sharing Quote von 70%.

Vorteile von Desk Sharing

Wenn 100 Mitarbeiter nur 70 Arbeitsplätze brauchen, 1.000 nur 700 oder 10.000 nur 7.000… dann denkt man zu allererst an das viele Geld, das man einsparen kann.

  • Weniger Kosten für Raum, Betrieb und Pflege: Man braucht deutlich weniger Quadratmeter Bürofläche und dafür auch weniger Betriebskosten oder Reinigungsaufwand. Die Nutzung des Raums wird deutlich effizienter.
  • Bessere Kommunikation: Jeden Tag ein neuer Arbeitsplatz bedeutet, dass jeden Tag ein anderer Kollege nebenan oder gegenüber sitzen kann. Das erhöht den informellen Austausch zwischen Mitarbeiter*innen, fördert Verständnis für und Wissen über andere Bereiche,  kurbelt Dynamik und Kreativität an.
  • Desk Sharing  ist ein Beitrag hin zu einer modernen Arbeitswelt mit agilen Teams und kann Hürden wie Hierarchien abbauen: In letzter Konsequenz bewegen sich alle gleichberechtigt im Desk Sharing Pool. So könnte der CEO neben dem Praktikanten sitzen.

Risiken von Desk Sharing

Der eigene Arbeitsplatz genießt in unserer deutschen Arbeitskultur einen hohen Stellenwert bei Mitarbeiter*innen. Daher empfiehlt sich maximale Sensibilität bei allen Maßnahmen, die diesen Wert tangieren. Das trifft ganz besonders auf Desk Sharing zu.

  • Unruhe ist vorprogrammiert: Immer wieder einen neuen Platz suchen, immer wieder Geräte an- und abschließen, den Arbeitsplatz herzurichten, nichts liegen lassen dürfen, keine persönliche Atmosphäre aufbauen zu können, täglich neue Gesichter und neue Gespräche – das ist nicht jedermanns Sache und nicht zu jeder Zeit erwünscht. Das bedeutet für viele Stress und manchen Mitarbeiter*innen wird das schlichtweg zu viel. Ihre Loyalität sinkt. Sie gehen unter oder kündigen.
  • Etablierte Teams leiden: Während neue Verbindungen aufgebaut werden und sich agile Teams leichter finden, leiden die „alten“, etablierten Teams, weil sie eben nicht mehr regelmäßig zusammensitzen. Das nagt an ihrer Produktivität und gefährdet in Summe die gelernte Produktivität des Unternehmens.

Diese Risiken können minimiert werden durch gute Führung und Kommunikation bei der Einführung von Desk Sharing, beispielsweise durch intensive Vorbereitung der Mitarbeiter*innen in Gesprächen oder durch eine Testphase für das Desk Sharing mit Feedback-Möglichkeit der Mitarbeiter*innen, mit klaren Regeln und guten Tools für Transparenz und Organisation (Online Buchung der Arbeitsplätze etc.) sowie stabilen Support.

Die hoch relevante Bewertung des Themas New Work aus psychologischer Sicht unternimmt der Harvard Business Manager im Februar 2021. Der Artikel steht hier als Scan zum Download bereit: Feb 2021_HarvardBM_NewWork 

Welches Desk Sharing Konzept passt?

Die Frage, ob man überhaupt Desk Sharing Konzept einführen soll, lässt sich erst beantworten, wenn man eine Vorstellung davon hat, welches Desk Sharing Konzept sich für ein konkretes Unternehmen anbieten könnte. Also erst das „wie“. Dann das „ob“. Folgende Konzepte stehen zur Auswahl:

Team-internes Desk Sharing

Die Mitarbeiter*innen eines Teams teilen sich die verfügbaren Arbeitsplätze. Das erhält die Team-Identität und ein heimisches Gefühl. Allerdings sind hier Grenzen der Flexibilität und Effizienz schnell erreicht. Und wenn alle Team-Mitglieder mal im Büro sind, muss in andere Teams eingegriffen werden. Das kann zu Unmut führen.

Große Wolken

Die Mitarbeiter*innen einer Zone teilen sich die verfügbaren Arbeitsplätze, beispielsweise eines Flurs oder Gebäudetraktes etc.. Dieses Konzept steht für Effizienz und Flexibilität, aber birgt das Risiko schwindender Team-Identität und unpersönlicher Atmosphäre

Kern- und Randzonen

Jedem Team wird eine Zone mit Kernarbeitsplätzen zugeordnet, die vorher freigegeben werden müssen durch das Team, falls ein anderes Team diese für sich nutzen möchte. Jedes Team hält aber auch eine Zone mit Randarbeitsplätzen, die ungefragt jederzeit von anderen Teams genutzt werden kann. Dieses Konzept versucht die Vorteile von Team- und Wolke-Konzept zu verbinden. Die Zonen und Arbeitsplätze müssen gut markiert sein und die Regeln allen gut erklärt werden.

Zielkonflikte abwägen

Grundsätzlich scheinen Effizienz und Flexibilität einerseits und Team-Identität und Wohlfühl-Atmosphäre andererseits Zielkonflikte zu sein.Welches Desk Sharing Konzept das „richtige“ ist, hängt von der Arbeitskultur, den Zielen, den Prozessen und Arbeitsabläufen des Unternehmens ab.

Umsetzung von Desk Sharing Konzepten

Wenn Sie zum Entschluss kommen, Desk Sharing ließe sich in Ihrem Unternehmen umsetzen, dann können Sie nach folgendem Muster vorgehen.

  • Sharing Quote festlegen: Wichtig ist dabei, dass die Sharing Quote nachvollziehbar ist für alle Mitarbeiter*innen und nicht in den Verdacht von Willkür gerät. Beispielsweise können Sie über einen Zeitraum von 1 Monat messen, wie viele der Arbeitsplätze zu welchen Zeiten besetzt sind. Beispiel: 100 Arbeitsplätze sind über 1 Monat betrachtet zu 70% besetzt. Auf die 70% machen Sie noch einen Sicherheitszuschlag von 10 Prozentpunkten, dann ergäbe das eine Sharing Quote von 80%.
  • Organisation der Arbeitsplätze: Wenn die Mitarbeiter*innen schon in Kauf nehmen, immer wieder neue Arbeitsplätze anzusteuern, dann sollten diese perfekt ausgestattet und bequem handhabbar sein. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:
    • Alle Arbeitsplätze gleich gut ausstatten mit IT, Dockingstations, flexible Telefonanlage, persönliche Headsets etc., damit Mitarbeiter*innen möglichst wenig Zeit und Nerven auf das tägliche Setup verwenden müssen.
    • Ergonomie: Bieten Sie höhenverstellbare Tische und Stühle an – jeder hat andere Maße:)
    • Stauraum für sensible und/oder private Unterlagen: Das können Rollcontainer sein, in denen Mitarbeiter*innen diese Sachen abschließen können. Das ist auch im Hinblick auf Datenschutz hilfreich.
    • Clean Desk Policy etablieren: Klar kommunizieren, wie der Arbeitsplatz zu hinterlassen ist. Frei von Schmutz, Geschirr, persönlichen Dingen auf dem Schreibtisch etc. Definieren Sie das konkret.
    • Klären Sie im Vorfeld alle rechtlichen Anforderungen hinsichtlich Verträgen, Sorgfaltspflichten, Arbeitsstättenverordnung, Hygiene, etc., um den Mitarbeiter*innen auch an dieser Stelle höchste Sorgfalt zu signalisieren – und keine Angriffsflächen zu bieten.
  • Kommunikation: Kommunizieren Sie von Anfang an deutlich und eng mit Ihren Mitarbeiter*innen. Sagen Sie, was Sie von Ihrem Desk Sharing Konzept erwarten. Holen Sie die Meinung Ihrer Mitarbeiter*innen ein im Rahmen einer Testphase und justieren Sie dann das Konzept behutsam an die Realität Ihres Unternehmens an. Diese Justierungen können die Sharing Quote betreffen oder organisatorischen Dinge am Arbeitsplatz. Vielleicht ändern Sie auch das Konzept nochmal im Laufe der Einführung. Sorgen Sie dafür, dass alle mitmachen und gehen Sie mit bestem Beispiel voran.

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Bildnachweis: Bild von louisehoffmann83 auf Pixabay

Der erste Lockdown erwischte die meisten Unternehmen auf dem falschen Fuß – auch beim Thema Homeoffice. Die einen kauften schnell noch Laptops und Drucker für die Heimarbeitsplätze ihrer Mitarbeiter*innen. Die anderen taten es der Bundesregierung gleich und fuhren den ganzen Betrieb auf Homeoffice Modus: Alle sollten von zuhause arbeiten – bis auf systemrelevante Mitarbeiter*innen. Von Regeln oder gar einem Konzept für Homeoffice sind viele bis heute meilenweit entfernt.

Concept follows Chaos

Die meisten Unternehmen nutzten den Sommer für eine Vorbereitung auf den nächsten Lockdown genauso wie die Gesundheitsämter Deutschlands: nämlich kaum bis gar nicht. Einziger Vorteil beim zweiten Lockdown war, dass die Infrastruktur schon stand und man erste Erfahrungen mit Homeoffice hinter sich hatte.

Dafür verschärften sich die Bedingungen in Form hoher Infektionszahlen, neuer Virus Mutationen etc.. Wir haben das alle miterlebt. Heute ist der Trend nach gesetzlichen Regelungen für Homeoffice unübersehbar. Es lohnt sich also, gewappnet zu sein: mit einem guten Konzept und klaren Regeln für Homeoffice im eigenen Unternehmen.

Bevor es an die Umsetzung geht, sollten Unternehmer und Führungskräfte ihre Perspektive auf das Thema Homeoffice justieren. In vielen Unternehmen, gerade in kleinen und mittelständischen mit Inhaber-geprägter Kultur, wird Homeoffice noch als lästiges Zwischenphänomen verstanden und weniger als Chance auf eine neue Form der Arbeitsorganisation.

Homeoffice-Test für Führungskräfte

Für Ihren persönlichen Homeoffice Test versuchen Sie bitte ehrlich für sich selbst zu prüfen, inwieweit Sie den folgenden Statements zustimmen (0=gar nicht bis 5=voll und ganz).

  • Dauerhaft, nicht vorübergehend: Homeoffice bleibt keine Sonderlösung für die Pandemie-Zeit, sondern wird u.a. über Gesetze und Gebote dauerhaft in unserer arbeitenden Gesellschaft verankert.
  • Vertrauen hilft: Natürlich ist es etwas anderes, Mitarbeiter um sich zu haben und allein durch Sichtkontakt ein Gefühl der Kontrolle oder der Effizienz zu haben. Aber die Wahrheit ist, dass Unternehmen mit Homeoffice keine Leistungsfähigkeit einbüßen. Unternehmen können auf ihre Mitarbeiter*innen auch im Homeoffice vertrauen.
  • Führung statt Anordnung: Auf Distanz ist mehr Führung gefordert. Führung ist die Aufgabe und Kompetenz , die viele Führungskräfte im Büroalltag oft vernachlässigen. Homeoffice braucht enge Führung mit Dialog, mit Zielen, Aufgaben und Kontrollen. Dafür brauchen Führungskräfte u.a. Zeit und Ausdauer, um ihre Unternehmen und alle Mitarbeiter*innen in diese neue Ära zu führen.
  • Kommunikation, nicht Information: Homeoffice betrifft nicht nur die Aufbauorganisation, etwa den Kraftakt, Arbeitsplätze an verschiedenen Orten miteinander zu vernetzen. Homeoffice verändert vor allem den täglichen Ablauf der Arbeit. Wenn Menschen nicht mehr beieinander sitzen, brauchen sie andere Wege, Kanäle, Treffpunkte, Anlässe und Motivationen, um über Distanz zu kommunizieren und so den Weg zu einem gemeinsamen Ziel zu gehen.
  • Zentral statt nebenbei: Ein Unternehmen, egal welcher Größe oder Branche, auf eine neue Arbeitsumgebung mit Homeoffice umzustellen, ist eine Aufgabe, die Ressourcen, Rückendeckung und Durchhaltevermögen der Führungskräfte beansprucht. Das geht nicht so nebenbei und schon gar nicht von allein und erst recht nicht mehr „ohne“.
  • Zukunft und Chance: Kurzfristig kann Homeoffice dabei helfen, dass Ihr Unternehmen möglichst ungeschoren durch die Pandemie kommt. Auf lange Sicht kann Ihr Unternehmen flexibler, attraktiver oder effizienter werden:
    • Arbeitsbeginn und -ende brauchen keine „Anreise“ mehr, Teilzeitkontingente können besser genutzt werden, Belastungsspitzen und -täler können besser austariert werden.
    • Homeoffice erweitert den Arbeitsmarkt: Ihr Recruiting ist nicht mehr beschränkt auf Ihre Region. Ihr Unternehmen wird auch für Arbeitskräfte in weiterer Entfernung relevant.
    • Homeoffice bedeutet einen hohen Nutzen für viele Mitarbeiter. Vor allem beim Nachwuchs und jüngeren Mitarbeitern können (und müssen) Sie damit punkten.
    • Mehr Mitarbeiter*innen können mit weniger Büroarbeitsplätzen bedient werden. Das spart Kosten für Raum und Betrieb – die Sie in Zukunftsfelder wie Digitalisierung oder Gesundheit der Mitarbeiter investieren können.
    • Und nebenbei werden Sie besser vorbereitet für eine nächste Pandemie.

Wenn Ihre Haltung überwiegend im Sinne dieser Statements liegt, dann könnten Sie bereit sein für die Erarbeitung und Umsetzung von Homeoffice Konzept und Regeln.

Lesen Sie auch diesen Beitrag im Harvard Business Manager vom Februar 2021. Der gibt Ihnen u.a. wertvolle Hinweise darauf, ob die Kultur Ihres Unternehmens bereit ist für neue Formen der Arbeitsorganisation. Ein Scan des Artikels steht hier zum Download bereit: Feb 2021_HarvardBM_NewWork

Homeoffice Regeln erarbeiten und umsetzen

Je nach Unternehmensgröße und Branche können Dringlichkeit, Umfang sowie Art und Weise der Etablierung von Homeoffice variieren. Daher werden Ihnen in der Folge Themenfelder beleuchtet, die von Homeoffice berührt sind – wie Führung, Kommunikation, Qualitätskontrolle, Zeitmanagement, IT und Support… Ihre Antworten auf diese Fragen liefern die Bausteine für das Homeoffice Konzept Ihres Unternehmens.

Organisation

  1. Welche Arbeitsplätze kommen grundsätzlich für Homeoffice in Frage und welche nicht? Festgemacht an sachlichen Kriterien, um Verständnis durch Transparenz zu fördern und um Neid und Spekulationen vorzubeugen. Sachliche Argumente können auch sein, dass eine Mitarbeiter*in keine Möglichkeit hat für Homeoffice.
  2. Was ist die Mindestbesetzung, die Ideal-Besetzung und die Maximal-Besetzung pro Flur, Abteilung, Büro…? Sachliche Ausrichtung der Entscheidung auf Ziele des Unternehmens bzw. des Unternehmensbereichs oder der Abteilung.
  3. Wie wird die Besetzung geregelt nach Homeoffice oder Präsenz? Auf Abteilungsebene oder Team-Ebene oder Büro-Ebene? Und wer ist dafür verantwortlich?
  4. Wie ist dies einsehbar und planbar? Login, Reservierung von Arbeitsplatz…
  5. Welche Arbeitszeiten gelten im Homeoffice? Und welche Abwesenheitsregeln?
  6. Wie werden interne Meetings organisiert? Mit welchem Vorlauf, auf welchem Kanal mit welchem Verteiler? Wer ist verantwortlich, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit mit Agenda und Vorbereitung am virtuellen Tisch sitzen mit einwandfreier Technik und stabiler Verbindung?
  7. Wie werden externe Meetings organisiert? siehe oben… Wer ist verantwortlich, dass Kunde/Partner eine perfekte User-Experience hat in Sachen Technik, Verbindung und Vorbereitung und Umsetzung?
  8. Welche zentralen Stellen und Services im Unternehmen sind wie besetzt? Poststelle, Empfang, Restaurant, Hausmeister, Unternehmenskommunikation etc.
  9. Wie ist die Anwesenheit der Führungskräfte geregelt? Wie sind die Führungskräfte außerhalb der regulären Bürozeiten erreichbar? Wo ist dies einsehbar?
  10. Wie werden Fortbildungsangebot umverteilt? Wer achtet darauf, dass gute Angebote bei den Mitarbeiter*innen ankommen?

IT

  1. Welche Genehmigung muss in welcher Form vorliegen für die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes? inkl. Drucker, Telefon, Laptop/Tablet etc.
  2. Wie sind die Heimarbeitsplätze standardmäßig ausgerüstet mit Hard- und Software?
  3. Welche Internet-Anbindung und Telefon-Anbindung ist notwendig?
  4. Wie erfolgen Sicherheitsprüfung und Authentifizierung?
  5. Wo und wie sind Zugriffsrechte geregelt auf Server, Ordner etc.?
  6. Welcher Support wird angeboten: Fehleranalyse, Update, Reset, (Ent-)Sperrung, Sprechstunden, Ticketsystem….

Mehr dazu hier: ADLON_Vorlage_ISMS-Richtlinie_zur_Homeoffice_Arbeit

Führung und Kommunikation

  1. Welche Ziele, Aufgaben, Termine und Kennzahlen (KPI) sind in welcher Form an die Mitarbeiter*innen kommuniziert, die (zeitweise) im Homeoffice arbeiten?
  2. Wie regelmäßig werden Arbeitsfortschritt, Zielerreichung, nächste Schritt und KPI, Hürden oder Wünsche besprochen? Bsp.: tägliche/wöchentliche Videokonferenz mit Reporting gemäß Zielvorgaben.
  3. Wie werden News und Informationen umverteilt?  Auf welchen Kanälen werden welche Information verbreitet? Ticker, Newsletter, Wöchentliche Mail zum Freitag, Protokolle aus Meetings, Intranet, persönliche Videos aus dem Homeoffice, Meldungen zum Fortschritt bei Projekten…?
  4. Wer ist verantwortlich, dass Kommunikation zeitnah und in geeigneter Form erledigt wird und die richtigen Mitarbeiter*innen erreicht?
  5. Welche Anlässe und Formate gibt es, um das soziale, informelle Leben im Unternehmen zu fördern? Online-Lunches zu zweit, After-Work Bier am Küchentisch, Online-Grüße zu Hochzeit, Geburtstag, Firmenjubiläum etc.? Wer ist verantwortlich und behält die Termine im Auge?

Rechtliche Aspekte

Die rechtlichen Aspekte zum Thema Homeoffice sind nicht unerheblich. Eine aktuelle Bewertung der Rechtslage finden Sie auf der Webseite der Kanzlei Dr. Kittl & Partner hinterlegt. Den Beitrag dazu erreichen Sie über diesen Link.

Grundsätzlich wichtig ist bei der Definition von Regeln, dass diese sachlich nachvollziehbar, schlüssig, fair und konform mit den Unternehmenszielen sind. Transparenz, Stabilität und Verlässlichkeit bei Homeoffice Regeln sind entscheidend für deren Attraktivität und Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter*innen, von Bewerber*innen sowie Gesellschafter*innen und Führungskräften.

 

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